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    郑州轻院李霞:网上服务大厅——信息系统与管理服务的大集成
    作者: 发布于:2017年07月04日 08:11 点击量:

    郑州轻工业学院(以下简称“轻院”)高度重视信息化工作,把推进信息化校园建设作为学校的历史责任,在信息技术与教育教学融合、人才培养模式创新、体制机制创新、大数据服务等方面一直进行着有益的探索,信息化建设一直处于省内领先水平。2017年5月轻院网上服务大厅投入试用,成为河南省内首个高校“一站式”网上服务大厅。近日,就网上服务大厅的建设情况,我们采访了该校信息化管理中心主任李霞教授。



    《河南教育信息化》:请您简要介绍一下轻院网上服务大厅的建设情况。

    李霞:轻院网上服务大厅于2016年底启动建设,一期于2017年5月建成投入试用。学校建设网上服务大厅的目标是聚合分散在不同业务系统的功能应用和分散在不同部门/院系网站上的有价值信息,实现应用关联和信息共享,使师生员工能更便捷地获取业务办理的信息、访问在线业务办理功能,达到“让信息多跑腿、师生少跑腿”的目的。

    在我校网上服务大厅内容结构上,包括四种形态的内容:(1)以网页形式的办事指南、规章制度、通知公告、动态新闻、数字资源;(2)未接入服务大厅的业务系统使用指南;(3)以统一身份认证为基础的,入驻服务大厅的业务系统功能入口;(4)OA流程和非系统性的轻应用。

    在功能结构上,网上服务大厅由统一身份认证模块、集成管理模块、应用监控模块、用户应用模块构成,目前已经集成学校OA、教务、科研、财务、图书、电子邮件等学校在建和已建的所有业务系统。在集成工作的基础上,网上服务大厅按教职工生不同角色需求重新组织各类系统功能、规章制度和通知公告,提供个性化服务,以服务师生为目的,提高访问入驻业务系统和各种网站的使用便捷性。

    《河南教育信息化》:在什么背景下,轻院提出了建设网上服务大厅?

    李霞:学校启动网上服务大厅建设工作主要基于以下三点:

    1、在多校区办学条件下,学校需要更加便捷、智慧的网络应用系统以达到提高效率、降低成本的目的。

    2、在数字化校园阶段,学校建设了很多业务系统,尽管实现了统一身份认证和数据共享集成,但教职工生访问这些业务系统时,需要从信息门户中进入到不同的业务系统、访问不同的菜单、适应不同的系统操作风格,用户不容易搞清楚学校有什么系统、有什么功能、如何使用等问题。

    3、各种统计分析功能分布在不同的系统中,管理干部和决策层无法全面掌握,业务系统的统计分析功能的价值无法体现。

    《河南教育信息化》:您认为,建设高校网上服务大厅需要坚持怎样的理念?在实际中是否遇到一些曾经或者现在依然难以解决的问题?

    李霞:不同高校拥有不同的办学理念和管理理念,各高校的网上服务大厅可能会各有特色。在轻院,我们认为“集各类业务功能于一体的统一管理信息系统”、“记录所有业务数据的全量数据库”、“信息中心主导业务单位系统建设”在现阶段是无法实现的。在学校现有组织架构体系下,师生的服务需求应由对应职能部门完成,各单位的信息化需求应由职能部门所负责的管理信息系统完成。现阶段,轻院网上服务大厅的定位是:为各业务系统的集成访问平台。“开放、集成、共享”是网上服务大厅的基本理念要求。

    开展网上服务大厅建设工作,是信息系统和管理服务工作的大集成过程,需要多部门、多厂家相互配合。对信息化建设牵头部门来说,组织多个厂家进行技术对接,组织多部门开展业务流程再造,确实存在“工作量多、协调工作压力大、技术复杂”等客观困难,需要做到“科学谋划、敢于担当、勇于突破”,才能抓好网上服务大厅的建设和管理工作。对各入驻业务部门而言,则需要坚持“以服务师生为本、以内涵促发展”的理念,改变传统工作理念和习惯,认真梳理、优化管理服务工作制度和过程,才能够在网上服务大厅开展好服务工作。

    由于长久以来的工作模式,我校仍存在协调配合难、业务过程透明度不高、业务数据相对孤立、统计分析困难等共性问题。虽然各种信息技术解决方案已经趋于成熟,但对校方各单位而言,要意识到网上服务大厅的建设工作是持续性的业务改进过程,有起点、无终点,不能有一蹴而就的想法,切忌重建设轻运维、重平台轻应用的工作方式。

    《河南教育信息化》:您如何看待网上服务大厅项目背后的数据支撑工作?

    李霞:为降低技术复杂度和实施难度,我们在现阶段将网上服务大厅定义为一个集成访问平台,不代替业务管理信息系统,也暂不开展跨部门和跨业务系统的流程再造工作。

    目前,网上服务大厅需要的数据包括:用户数据、组织机构数据、业务系统功能清单、业务系统角色清单、用户在业务系统中的权限数据、业务系统中用户待办待阅等数据。其中用户数据和组织机构数据是“主数据”,处于学校信息系统建设的核心地位,同步实时性强,且需要重点监控、治理;后四项数据由具体业务系统直接提供给平台,不和其他业务系统共享,属于“局部共享数据”,能做到同步和监控即可。

    在轻院,用户数据来源于学籍数据和人事数据,组织机构数据由组织部负责维护,这种模式无法满足今后的发展需求。未来需要建设基于、但高于师生数据和行政组织机构数据的智慧校园用户管理系统、机构管理系统和授权管理系统,由信息化管理中心直接管理,才能做好相应的主数据支持工作。

    《河南教育信息化》:如何科学管理、高效运行,以发挥网上服务大厅的最大价值?

    李霞:要把参与网上服务大厅建设、管理、运维等工作的所有人纳入到管理体系中,包括:信息化管理中心、网上服务大厅厂家、业务部门、业务系统厂家和最终用户。其中最终用户又包括六种,分别是:公众、学生、教师、职工、干部、校级领导。

    网上服务大厅的后台应是信息化管理中心、网上服务大厅厂家、业务部门、业务系统厂家的网上协同工作平台。通过后台网上协同工作平台,四方共同做好每项服务功能的管理、维护、运行工作。

    要有责任清晰的监控、考核机制,包括技术管理和服务监督管理两方面。技术管理方面,网上服务大厅应能统计到在线用户数量、用户正在访问哪些在线服务、业务系统服务功能的运行健康状态和压力情况,使信息化管理中心能做好技术管理功能,以此做好厂商考核的依据。服务监督管理方面,网上服务大厅应能统计到在线服务的用户访问量、业务办理实效、用户评价、用户意见建议等信息,使服务监督部门能做好入驻业务的监督管理工作。

    《河南教育信息化》:为了更好地建设网上服务大厅,提供一站式服务,您认为高校需要具备哪些条件、做哪些准备?

    李霞:我们认为,高校开展网上服务大厅建设所需要的条件有:1、来自于学校核心管理层的直接支持,各入驻单位管理服务理念的统一;2、必要的信息化软硬件平台基础;3、开展网上服务大厅建设、管理、运转、维护的人员和经费基础。

    《河南教育信息化》:轻院网上服务大厅项目,下一步的建设计划是什么?

    李霞:轻院网上服务大厅项目还处于起步阶段,建设师生满意、智慧便捷的网上服务大厅还有很多工作要做。下一步建设计划主要有:

    1、完善网上服务大厅的后台协作机制,使信息化管理中心、网上服务大厅维护商、业务单位、业务系统厂家能有效协作,为用户提供便捷、可靠的线上服务。

    2、完善网上服务大厅的服务监督管理功能,督促入驻业务单位高质量完成用户线上服务需求。

    3、从用户角度梳理学校各类服务资源,包括管理系统的功能、信息资源、数字资源。按逐步离清,逐步投放到不同角色的服务大厅界面中,使平台对用户的实用价值越来越大。

    4、在以OA为二次开发平台的现状基础上,增加工作流引擎系统、购置快速开发服务,积极响应校内各种突发性、非系统性的信息化软件建设需求,并将新建流程、新建小型软件(微服务)投放到网上服务大厅中。

    5、不断评估网上服务大厅的运转、发展状况,及时调整配套制度、配套系统和运行维护思路。

    6、择机开发移动版网上服务大厅。


    (本文刊载于电刊《河南教育信息化》总第08期,转载请注明来源。阅读期刊更多精彩内容,请点击下方“阅读原文”,或点击微信子菜单“微信阅刊”。)


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